Mida teha, kui IT juht või IT spetsialist lahkus töölt?

Mitmed meie kliendid said meie klientideks siis, kui nende enda IT inimene lahkus töölt. IT spetsialistid on tööturul hinnatud. Pole ime, et uusi väljakutseid ja häid pakkumisi jagub. Peale töösuhte lõppemist olid meie kliendid küsimuse ees: kas hakata otsima ja koolitama uut inimest või osta teenust sisse? Meie kogemus on näidanud, et sageli ei tea ettevõtted täpselt, millist IT töötajat nad vajavad või siis soovivad kõiki valdkondi ühe inimese või väikse meeskonnaga ära katta. Sellisel juhul on kas täis- või osalises mahus võimalik otsida tuge sisse ostetud teenustest, mis võivad kokkuvõttes ka soodsamad tulla.

Mida tasub IT spetsialisti või juhti otsides silmas pidada?

Enne uue inimese värbamist tasub läbi mõelda, millise kvalifikatsiooniga IT töötajat ettevõte üleüldse vajab. IT valdkond on väga lai ning seetõttu peab ka selles orienteerumiseks vajalike oskuste baas olema märkimisväärselt mahukas. Need on neli peamist IT töötaja tüüpi, keda ettevõtted vajavad. IT juhi ülesandeks on üldine IT ning -meeskonna juhtimine ning „musta töö“ tegemine ei pruugigi tal kõige paremini välja tulla. IT juht peab olema võimeline aru saama ettevõtte ärivajadustest ning tagama neile vajalikud tehnoloogilised lahendused, arvestades seejuures nii kulude, operatiivsuse, turvalisuse kui ka muude oluliste kriteeriumidega. Ta peab juhtima investeeringuid ning omama teadmisi nii finants- kui ka IT-vallast. IT juhiga kipub olema see probleem, et tegelikult ei lähe ettevõttel teda koguaeg vaja, mistõttu võib olla odavam ja parem ta teenusega asendamine (Näiteks, Primendi IT juhi ja konsultatsiooni teenus).

Süsteemiadministraator tegeleb peamiselt serverite, andmemassiivide, võrgu ja muu taolisega ehk IT tagatoaga.  Lisaks aitab töötajaid ka keerukamate IT probleemide korral. Tema ülesanne on tagada, et ettevõtte jaoks olulised süsteemid töötaks.
Väga heade tehniliste süsteemiadministraatorite puuduseks võib olla hea suhtlemisoskus, mistõttu võib tekkida olukordi, mil töötajaid ei julge või ei taha tema poole oma probleemidega pöörduda. See on problemaatiline, kuna võib takistada neil töö tegemist. Loomulikult on ka hea suhtlemisoskusega spetsialiste, kuid nende leidmine võib praktikas olla keeruline ülesanne.

Ka süsteemiadministraatori palkamisel oleks mõistlik vähemalt kaaluda teenuse varianti, kuna üks süsteemiadministraator ei pruugi omada kompetentse kõigis vajalikes valdkondades ning neid puudusi saaks katta vabalt tugiteenustega. 
IT tugiisik puutub kõige rohkem kokku ettevõtte töötajatega ja lahendab kiirelt ja sõbralikult nende erinevaid IT muresid. Ta peab olema spetsialist nii operatsioonisüsteemide- kui ka peamiste kontoritöö rakenduste alal, mida ettevõte kasutab (Office, CRM jne). Ta peab olema abivalmis ning sõbralik, et töötajad julgeksid tema poole pöörduda ja ei raiskaks oma tööaega nende lahendamisele.

Hea suhtlemisoskusega IT tugiisiku probleemiks võivad saada mõned keerulisemad tehnilised küsimused, mistõttu on oluline, et tal oleks toena kõrval võimekas süsteemiadministraator või tugiteenus. Ka IT tugiisikut on võimalik asendada näiteks kasutaja tugiteenusega. Analüütikud ja arendajad. IT juht, süsteemiadministraator ja IT tugiisik tunnevad reeglina IT halduse poolt ning ei pruugi osata ettevõtet aidata näiteks kodulehe arendamises jne. Arendajate ülesandeks on enamasti ettevõtte peamiste süsteemide ja veebi edasiarendamine. Nemad tegelevad pigem tarkvaraga ning ei pruugi väga täpselt teada riistvarast. Nende ülesandeks on pigem uute lahenduste loomine kui IT poole haldamine. IT spetsialisti palkamisel tasuks kindlasti uurida, kas ta ettevõtte jaoks vajalikke tegevusi on varem teinud ning võimalusel tasuks nende tööde kvaliteedi jms kohta ka täpsemalt järele pärida

Veendu, et värbad hea suhtleja

Tehniliselt väga  heade IT spetsialistide miinuseks on vahel see, et nad kipuvad kasutama keerulisi, IT spetsiifilisi väljendeid, millest tavalised inimesed ei pruugi aru saada. Kõige olulisem on see just IT tugiisikute puhul, kelle ülesandeks ongi töötajate igapäevaste IT murede lahendamine, et võimaldada neil oma tööd teha. IT tugiisiku poole peab olema mugav igasuguse IT murega pöörduda ning temalt saadud vastus peaks olema selline, millest töötaja ka vajalikul määral aru saab. Vajadusel peab ta suutma lihtsalt lahti seletada selle, milles probleem seisnes ja kuidas seda võibolla tulevikus vältida saaks. Olemasolevaid IT spetsialiste tasuks lasta oma töötajatel peale igat suuremat tööd või teatud aja tagant hinnata, et veenduda, et töötajad on nendega rahul ja julgevad nendega vajadusel ka ühendust võtta. See on ka üks meetoditest, mida meie oma teenuste puhul alati kasutame.

Miks kaaluda teenuspartnerit?

Peamine argument, miks on eelistatud oma töötajat, on personaalsus. Kuna oleme ehitanud oma teenuse selliselt, et  meie spetsialist on nagu oma töötaja, oleme leidnud paljude klientidega koostöövõimaluse. Põhjuseid, miks teenus on sama hea või veelgi parem, kui oma töötaja, on aga veelgi.  

Personaalsus  

Meie poolt pakutava teenuse puhul on igal kliendil personaalsed IT spetsialistid ehk inimesed, kes on hästi kursis kliendi IT-infrastruktuuriga, viibib kokku lepitud regulaarsusega kliendi asukohas ja on tuttav personaliga.
Teenuse maht skaleeritav vastavalt vajadusele. Tihti näeme, et ettevõtte enda IT inimesel pole täistööaja mahus tööd ning üle jääv aeg sisustatakse ülesannetega, mis ei peaks kuuluma IT spetsialisti tööülesannete hulka. Teenuse puhul saab ettevõte IT spetsialisti just vajalikus mahus ning seda kas projektipõhiselt või vastavalt muutunud ärivajadustele suurendada või vähendada.

Teenuse kättesaadavus  

IT spetsialistil, nagu kõigil töövõtjatel, on õigus puhata ning haigestumise korral end ravida. Teenusettevõtte taga on meeskond, kes saab sellistel juhtudel asendada ühe spetsialisti teise IT spetsialistiga. Samuti on teenusega tagatud 24/7 tugi, sest keegi meie spetsialistidest on alati valves ja kliendi jaoks kättesaadav.

IT kasutajatoe spetsialist, IT süsteemiadministraator ja IT juht ühes isikus

Pahatihti loodetakse, et kõik IT ja tehnikaga seotud rollid saavad kaetud ühe inimese poolt. Oodatakse, et IT inimene vahetab hiires patarei, konfigureerib võrku ning veab eest uue majandustarkvara juurutusprojekti. Reaalsus on see, et ühes inimeses ei peitu kõik need oskused või isikuomadused. Juhul kui on, soovib see inimene tõenäoliselt kiiresti järgmisele kohale liikuda. Teenuse sisse ostmise puhul saab ettevõte vastavalt vajadusele juurde sobivat ressurssi.

Lai kogemuste ja teadmiste pagas 

Teenuse taga on meeskond, kes igapäevaselt tegelevad mitmete klientide väga erinevate küsimustele lahenduse leidmisega. Üldjuhul on meeskonnas alati keegi, kes on varem taolist küsimust lahendanud. Lisaks IT haldusteenuste pakkumisele oleme partner mitmetele suurtootjale. Omame nende tootjate lahendustest väga head ülevaadet ja vajadusel on ka nende spetsialistid meile lihtsalt kättesaadavad. Konsultatsioon ja IT alane nõustamine - tänu laiale kliendibaasile on meil väga hea ülevaade võimalikest IT lahendustest (infosüsteemid, best-practice, riistvaraline infrastruktuur jne.) Meie meeskonnas on nii IT juhtimise-, tarkvaraarenduse-, kui ka süsteemiadministraatori kogemusega inimesi. Selleks, et meie tehnikud saaksid pakkuda kvaliteetset teenust, koolitame neid järjepidevalt, et neil oleksid olemas teadmised ka uusimatest lahendustest.

Väljatöötatud süsteemid ja protsessid 

Meie teenuse puhul on kasutustel pöördumiste haldamise keskkond. Kõik saabunud pöördumised registeeritakse haldussüsteemis. Lepinguga võtame kohustuse, et kõigile pöördumistele reageerime hiljemalt kahe tunni jooksul. Selline süsteem tagab, et ükski pöördumine/mure tähelepanuta ei jääks.

Dokumentatsioon

Praktikas oleme näinud, et oma IT inimese puhul üldjuhul dokumentatsioon väga hea pole. Infot (paroolid/ligipääsud jne) hoitakse peas. Kui ta pole uue töötaja alustamise ajaks enam kättesaadav, võib auditi tegemine ja uuesti järjele saamine osutuda päris keeruliseks ja ajamahukaks ettevõtmiseks. Kõige hullematel juhtudel ei ole võimalik kriitilisele andmetele enam ligi pääseda.Teenuse puhul on see risk oluliselt väiksem, kuna alati on tagatud korralik dokumentatsioon (teenustest, ligipääsudest, inventarist, tehtud muudatustest jne), mis võimaldab teisel IT spetsialistil töö kiiresti üle võtta.

Valvetelefon 

Juhul, kui kiireloomulise probleemi korral ei saa personaalset IT spetsialisti telefoni teel kätte, on meil olemas helpdesk number ehk kõnering meie tehnikutele.

Serverite monitooring 

Kohapealsed serverid ühendame eelistatult meie monitooringsüsteemiga. Samuti jälgime süstemaatiliselt serverite logisid, et juba ennetavalt märgata anomaaliaid. 

Kokkuvõtteks

Kui valida oma ettevõttele IT spetsialisti, siis arvesta, et kõiki valdkondi ühe inimesega katta ei õnnestu ja polegi mõistlik. Sel juhul on näiteks võimalik otsida tuge teenustest, mis võivad kokkuvõttes ka soodsamad tulla. Kindlasti tasub ette mõelda ka puhkuste ja tööväliste aegade peale, et tagada IT poole võimekus vajadusel 24/7/365.

Blogid