Mis on Microsoft Power Automate ehk kuidas vähendada Microsoft 365 abil käsitööd?
Microsoft 365 koosneb paljudest erinevatest rakendustest ja lahendustest. Sageli piirdutakse Wordi ja Exceli kasutamisega ning ei tunta võimalusi, mis MS litsentsidega kaasnevad. Ühena neist pakub Microsoft veebipõhist töövoogude automatiseerimise lahendust, mille abil saab ühendada omavahel erinevad rakendused ja teenused. Varem kandis Microsofti automatiseerimise lahendus nime Microsoft Flow, nüüd aga MS Power Automate. Koos PowerAppsi ja Power BI-ga kuulub Power Automate Microsofti Power tooteperekonda. Ettevõtete jaoks, kes juba Microsofti tooteid kasutavad, on see ilmselt kõige kiirem ja hõlpsam viis äriprotsesside ja korduvate tegevuste automatiseerimiseks.
Automatiseerimise eelised
Power Automate võimaldab ettevõtte sisestel ja ettevõtete vahelistel meeskondadel vahetada infot kiiremini ja saada asjad kiiremini tehtud. Automatiseerimine aitab ka vigu vältida. Kui lähtesüsteemidest pärinevad andmed jõuavad dokumentidesse automaatselt mitte käsitsi sisestades, väheneb ka vigade risk. Samuti võib andmete, pakkumuste ja dokumentide kiire edastamine olla oluline argument kliendi rahulolu tagamisel. Automatiseerimisega võib alustada päris lihtsate ülesannetega. Teatud juhtudel võib juba PDF-dokumentide automatiseeritud loomine säästa palju aega. Keerukate töövoogude automatiseerimine toob veelgi rohkem eeliseid. Kui näiteks on tegemist keerukamate protsessidega, millesse on kaasatud mitu kasutajat ja erinevad andmeallikad, võib automaatne dokumentide loomine hoida kokku palju aega. Automatiseerimise eelduseks on aga standardiseerimine, sest kõiki olulisi samme saab järgida ainult siis, kui protsessid toimuvad sama mustri järgi.
Mallid
Microsoft pakub suurt hulka valmis malle, mis lihtsustavad rakenduse kasutamist ja annavad ideid selle jaoks, milleks Power Automate'i kasutada saab. Mallid ehk template-id on hõlpsalt kohandatavad vastavalt ettevõtte protsessidele. Kõigepealt tuleb seadistada sobiv dokumendi mall, et kõik loodavad dokumendid oleks ühtse välimusega. Mallide muudatused tuleb teha ainult üks kord, tekstimoodulid ning kliendid ja tooteandmed sisestatakse automaatselt.
Power Automate’iga saab näiteks:
- Saada meeldetuletuskirju
- Määrata korduvaid ülesandeid
- Saata automaatseid e-kirju, kui tegevus on lõpule viidud
- Koostada automaatseid lepingute registreid
- Viia dokumente arhiiv-kataloogidesse
- Automatiseerida kinnitusprotsesse
Failide automaatse sünkroniseerimise näide
Erinevate kasutajate Onedrive'is olevaid failid saab panna omavahel sünkroniseerima. Nii jääb ära manuaalne failide edastamine. Kui kasutate mitut OneDrive’i kontot ja soovite nende vahel muudetud sisu operatiivselt kätte saada, saab seda hõlpsasti teha MS poolt ette antud malli abil, mis vaatab üht kausta ja kopeerib failid teise. Samuti saab seda malli kasutada ühe konto kahe erineva kausta vahel.
Seadmete haldamise näide
500 töötajaga ettevõttes on kasutusel umbes 1000 nutiseadet. Neist keskmiselt 200-250 vahetatakse aastas välja. Seega on pidevalt käsil 3-6 arvuti või mobiiltelefoni vahetus.
Seda on lihtne lahendada nii, et Sharepointi luuakse vorm, mille töötaja täidab ära vastavalt sellele, millist uut seadet ta soovib. Sealt liigub see automaatselt tema ülemusele kinnitamiseks ja sealt IT osakonda, kes saab päringu, küsib pakkumised ja märgib tabelisse, kas on tellitud.
Lepingute haldamise näide
Ettevõte on loonud lepingute haldamiseks Sharepoint Online’i tabeli, kus hoitakse lepinguid ning lepingutega seotud infot, kaasa arvatud lepingute aegumise kuupäevi. MS Power Automate’i saab luua reegli, et enne lepingu aegumise kuupäeva saadetakse e-mail soovitud saajatele, näiteks kliendile või enda töötajale, kes tegeleb konktreetse lepinguga.
Kui palju Power Automate kasutamine maksab?
Power Automate on osa MS 365st. Kui sinu ettevõttel on kehtiv litsents, siis peaksid saama neid võimalusi kasutada. Kui mitte, siis võib olla vajalik administraatorilt loa saamine (admin request).