Kuidas aitab Microsoft 365 täita isikuandmete kaitse GDPR nõudeid? Kuidas aitab Microsoft 365 täita isikuandmete kaitse GDPR nõudeid?

Mis on Microsoft 365 Business / Enterprise?

Juulis toimunud partnerkonverentsil kuulutas Microsoft välja uue toote – Microsoft 365. Mis see on? Kas see sisaldab nüüd kõiki Microsofti tooteid? Kas Microsoft loobub teistest tooteliinidest? Kuidas taolist teenuste paketti mõista?

Järgmisel aastal jõustuva isikuandmete kaitse üldmääruse eel on hakanud ettevõtted senisest enam huvituma andmekaitsest. Sellega seoses on Microsoft võtnud mitu seni eraldi müüdud teenuste paketti ning ühendanud need paketti Microsoft 365. Microsoft 365 pakett ühendab populaarsed pilveteenused – Office 365 koostöörakendused, Windows operatsioonisüsteemi ja Enterprise Mobility + Security (EMS) andmete ja seadmete haldusvahendid. Kuna kõik nimetatud teenused on samuti paketid, on Microsoft 365 olemuselt pakettide komplekt. Lisaks on tegu lausa mitme erineva tootega – Microsoft 365 Enterprise E3 ja E5 ning Microsoft 365 Business. Seepärast on asjakohane lahti seletada, millest nimetatud teenused koosnevad ning millised on selle superpaketi eelised.

Ettevõtted soovivad pilveteenuste terviklahendust

Pilveteenustel on traditsioonilise IT-ga võrreldes tuntavad eelised. Vanad IT teenused olid üles ehitatud selliselt, et ettevõtte oma serveriruumi paigaldati riistvara ja tarkvara, mida kõik ettevõtte töötajad said ühiselt kasutada. Nutitelefonide võidukäik ja mobiilse andmeside kättesaadavus viis aga infosüsteemide kasutamise kontorist välja. Vana mudeli järgi ehitatud teenuseid oli ebamugav nutiseadmetega ja väljaspool kontorit kasutada. Pilveteenused lahendasid ligipääsu ja kasutusmugavuse probleemi, kuid uusi omavahel sidumata teenuseid hakkas kiiresti lisanduma.

Mida enam pilveteenuseid ettevõte kasutab, seda keerulisem on hallata nende teenuste omavahelisi seoseid, tagada töötajatele mugav andmetele ligipääs ning samal ajal tagada andmete konfidentsiaalsus. Seepärast üritavad ettevõtted hankida võimalikult palju lahendusi ühe teenusepakkuja käest. Näiteks Office 365 Eesti kliendid on varasemalt kasutanud alternatiivseid dokumentide säilitamise ja e-kirjade arhiveerimise lahendusi. Office 365 võimaluste lisandudes on nad koondanud erinevad funktsioonid ühte teenusesse, et keskselt hallata töötajate ligipääsu andmetele. Microsoft 365 teenuste pakett sisaldab pea kõiki vajalikke komponente – ühistööks vajalikke pilveteenuseid, ajakohast tarkvara seadmetesse ning keskset seadmete ja andmete haldamist.

Isikuandmete kaitse üldmääruse GDPR nõuded

2018. aasta maikuus jõustuv isikuandmete kaitse üldmäärus esitab senisest oluliselt rangemad nõuded isikuandmete kogumisele ja töötlemisele. Üldmääruse täitmiseks on vaja tuvastada infosüsteemist isikuandmed, määrata isikuandmete käitlemise reeglid ja kontrollida reeglite täitmist, ning tagada isikuandmete konfidentsiaalsus. Iga tegutsev ettevõte omab suuremal või vähemal määral isikuandmeid, on selleks siis kliendi esindajate või oma töötajate andmed. Ilma kesksete andmekaitsereegliteta ei ole võimalik üldmääruse nõudeid täita.

Isikuandmete kaitse üldmääruse GDPR juurutamise viis sammu. Microsoft 365 aitab isikuandmete kaitse GDPR nõudeid täita.

Microsoft 365 viib ühtse litsentsi alla Office 365 produktiivsusteenused ning tarkvara alati ajakohasena hoidmise ja andmekaitse tööriistad.

Microsoft 365 sobib nii väikesele kui suurele

Teenuse nimetustega jätkab Microsoft senist nimetamise praktikat, kus Microsoft 365 Business on mõeldud kuni 300 töötajaga ettevõtetele ning Microsoft 365 Enterprise organisatsioonidele, kus on rohkem kui 300 töötajat või kõrgendatud nõuded andmekaitsele.

Microsoft 365 Business parandab koostööd

Microsoft 365 Business sisaldab juba Office 365 Business Premium teenusest tuttavaid grupitöökomponente ja mobiilsete seadmete halduse võimalusi; lisab seadmete haldamise ja turvalisuse funktsionaalsust.

  • Exchange Online meilide, kalendri, ühiskalendri ja kontaktide haldamiseks (kuni 50GB maht)
  • Onedrive for Business tööalaste isiklike dokumentide haldamiseks (kuni 1TB maht)
  • SharePoint Online ühiste dokumentide ja projektide haldamiseks (maht 1TB + 500GB kasutaja kohta)
  • Skype for Business veebikoosolekute pidamise rakendus
  • Office töölauarakendused Word, Excel, PowerPoint, Outlook ja Onenote iga töötaja kuni 5 seadmel
  • Microsoft Planner ühiseks ülesannete haldamiseks
  • Office Groups ja Microsoft Teams ühistöökeskkonnad
  • Kõige uuema Windowsi kasutamise õigus arvutitel, mis on ostetud Windows 7, 8, 8.1 või 10 Pro operatsioonisüsteemiga
  • Windows 10 arvutite keskne haldus
  • Mobiilsete seadmete haldus koos valikulise andmete kustutamise võimalusega

Microsoft 365 Enterprise lisab turvalisust ja haldusmugavust

Lisaks suuremale lubatud kasutajate arvule sisaldab Microsoft 365 Enterprise täiendavaid andmete kategoriseerimise, kaitsmise, analüüsimise ja haldamise võimalusi:

  • e-Kirjade sisu analüüs ja sisust lähtuvate säilituspoliitikate rakendamine
  • Piiramatu mahuga säilituskohustusega e-kirjade arhiiv
  • Võimalus seada kohtuvaidluses kasutatavatele e-kirjadele säilituskohustuse
  • Võimalus markeerida isikuandmeid sisaldavaid andmeid automaatseks kustutamiseks
  • Võimalus määrata e-kirjadele ja dokumentidele konfidentsiaalsus-nõudeid nagu näiteks kirja krüpteerimine, teksti kopeerimise keeld, kirja edasi saatmise keeld või dokumendi printimise keeld
  • Tehis-intellekti kasutav Active Directory analüüsivahend tavapärasest erinevate tegevuste tuvastamiseks
  • Arvutite ja mobiilsete seadmete keskhaldusvahend
  • Kasutajale olulise sisu analüütika
  • Sisenevate e-kirjade sisu põhjalikum analüüs ja e-kirja linkide turvalisuse kontroll
  • Power BI Pro ärianalüütika iseteenindus

Microsoft 365 E3 ja E5 funktsionaalsuste võrdlus:

Funktsionaalsus / teenus

Microsoft 365 E3

Microsoft 365 E5

Office rakendused Word, Excel, PowerPoint

JAH

JAH

eKirjad ja kalender Outlook, Exchange Online

JAH

JAH

Tiimi tööruum Microsoft Teams grupivestlused ja ühisdokumendid

JAH

JAH

Telekonverentsid Skype for Business

JAH

JAH

Pilve telefonijaam

EI

JAH

Intranet SharePoint ja Yammer

JAH

JAH

Turvarakendused Microsoft Advanced Threat Analytics, Windows Defender Antivirus, Device Guard

JAH

JAH

Windows Defender Advanced Threat Protection, Office 365 Advanced Threat Protection, Office 365 Threat Intelligence

EI

JAH

Identiteedihaldus Azure Active Directory P1, Windows Hello and Credential Guard

JAH

JAH

Azure Active Directory P2

EI

JAH

Seadmete ja rakenduste haldus Microsoft Intune

JAH

JAH

Andmekaitse Office 365 Data Loss Prevention, Windows Information Protection and BitLocker, Azure Information Protection P1

JAH

JAH

Azure Information Protection P2, Microsoft Cloud App Security, Office 365 Advanced Security Management

EI

JAH

Vastavuskontroll Advanced eDiscovery, Customer Lockbox, Advanced Data Governance

EI

JAH

Analüütika Delve

JAH

JAH

Power BI Pro, MyAnalytics

EI

JAH

Olulisemate Microsoft 365 võimaluste kirjeldused

eKirjad ja kalender

Kirjad, kalender ja kontaktid on ligipääsetavad kõikjalt. Koostöö kolleegidega on palju lihtsam kui näed, millal neil on kalendris vaba aeg ning koosolekute planeerimine on mugav kui näed, millal koosolekuruum on vaba. Seotud tooted: Exchange Online, Office Pro Plus.

Veebikoosolekud ja grupivestlused

Mitme osapoolega HD kvaliteediga video ja audio vestlustel tundub nagu räägiksid inimesega näost näkku. Vestluse tüüpi töökeskkonnas saavad töötajad järgi vaadata arutelusid ning anda oma panuse käimasolevatele vestlustele. Seotud tooted: Skype for Business, Microsoft Teams.

Exchange Online Archive

Kui e-kirjadega vahetatakse ärikriitilist infot nagu tellimused, hinnakokkulepped või konfidentsiaalne info on vaja tagada selle säilimine. Tavapraktika on, et lepingu täitmise osas saab pretensioone esitada veel kuni kolm aastat ja seepärast on vaja tagada, et vaidluste korral oleks vajalik info alles.

Arhiivifunktsionaalsus võimaldab vanad, kuid olulised kirjad postkastist ära tõsta postkasti sünkroniseerimine erinevate seadmete vahel kiiremini töötaks ning seadme kaotamisel potentsiaalne andmekadu väiksem oleks. Lisaks võimaldab arhiivifunktsionaalsus seada e-kirjade käsitlemisele säilitamise reegleid. Näiteks saab seada reegli, et kõik kirjad, mis sisaldavad märksõnu “arve”, “tellimus” või “reklamatsioon” säilitatakse vähemalt kolm aastat. Isegi kui töötaja peaks taolise kirja oma postkastist kustutama, säilitatakse see arhiivis ja kirja ajalugu on vajadusel võimalik taastada.

Kontorirakendused Word, Excel ja PowerPoint

Töötad kas kontoris või liigud vabalt ringi, sul on alati käepärast tuttavad tööriistad, mis muudavad töö lihtsaks. Paketi kasutajad saavad alati kasutada kõige uuemaid versiooni Excelist, Wordist ja PowerPointist. Kõigist neist rakendustest on olemas versioonid Macidele, iOS ja Android seadmetele ning muidugi Windowsiga arvutitele.

Saate kasutada Office’i rakenduste installitavaid täisversioone kõigis PC- ja Mac-arvutites, Windows-tahvelarvutites, iPad®-i ja Android™-i tahvelarvutites ning enamikus mobiilsideseadmetes.

Iga kasutaja saab installida Office’i viide PC- või Mac-arvutisse, viide tahvelarvutisse (Windows, iPad ja Android) ning viide telefoni. Lisaks Office Online rakendused.

Failide salvestamine ja jagamine

Töötajad saavad teha rohkem nii tööl, kodus kui teel kui neil on turvaline ligipääs olulistele dokumentidele. Kuna kõik dokumendid salvestamisel automaatselt salvestatakse ka pilveteenusesse, on kõige ajakohasem versioon dokumendist alati ka nutiseadmest saadal kui oled arvutist eemale astunud.

Office 365 Dokumentide uhiskasutus onedrive for business. Mis on Microsoft 365?

Microsoft 365 kokkuvõte

Oma olemuselt on Microsoft 365 pakettide komplekt, mis on mõeldud vastama ettevõtjate soovile saada pilveteenuste terviklahendust. Jätkuvalt saab osta eraldi ka kõiki komplekti kuuluvaid pakette, kuid ostes kohe terviklahenduse tuleb kokkuvõttes soodsam. Microsoft 365 paneb rohkelt rõhku andmekaitsele ning seega on järgmisele aastale mõeldes tegemist ajakohase muudatusega.

Kui Sul tekkis küsimusi Microsoft 365-e või uue isikuandmete kaitse määruse kohta ja kuidas enda ettevõtet sellega kooskõlla viia, siis võta ühendust toomas.mottus@primend.com