Teams on suurepärane tööriist veebikoosolekute plaanimiseks ja läbi viimiseks. Teamsiga saab koosolekuid plaanida nii oma töötajate kui partneritega otse Outlookist. Teamsi seest saab lisaks plaanida tiimikoosolekuid ja üks-ühele koosolekuid. Igale koosolekule tekib automaatselt koosoleku tööruum, kus saab ühiselt lisaks audio-video vestlusele sõnumeid vahetada, dokumente koos redigeerida ja koosoleku märkmeid teha.

Outlookist Teams koosoleku plaanimine

Outlookist koosoleku plaanimisel käitu nii nagu tavaliselt – vali kalendris välja kuupäev ja kella-aeg, mil soovid koosolekut teha, ning ava koosoleku aeg eraldi aknas. 

Plaani teams koosolek Outlookis

Seejärel sisesta koosoleku pealkiri ja koosolekul osalejad ning vajuta nuppu „Teams Meeting“.

Lisa Outlooki koosolekule Teams koosoleku seadistus

Peale selle nupu vajutamist paneb Outlook toimumise asukohaks Microsoft Teams Meeting ning kirja sisusse lisab koosoleku käivitamise lingi. See link töötab ja saad koosolekul osaleda isegi  kui su arvutis ei ole Teamsi kontot ja/või ole arvutisse paigaldatud Teams rakendust. Koosolekul osalemiseks piisab kaasaegsest veebilehitsejast (soovitatud Chrome, Edge või Internet Explorer). Teamsi rakendust on su arvutisse vaja siis kui soovid oma ekraanipilti või veebikaamera pilti näidata.

Liitu Teams koosolekuga

Kui sa kutsud Teamsi koosolekule inimesi, kes ei tööta sinuga samas organisatsioonis, siis viisaka koosoleku korraldajana tasub nõksa varem koosolekut alustada, et saaksid kõik, kes väljaspoolt liituvad, sisse lubada. Asi on nimelt selles, et Outlookist saadetud kutse link töötab isegi neile, kes ei ole kutses nimetatud kui mõni kutsutav tahab oma sõbra või kolleegi ka koosolekule kutsuda. Seepärast laseb Teams kõik sisenevad isikud koosoleku korraldajal üle kontrollida.

Teamsis veebikoosoleku plaanimine

Teamsis saab läbi viia mitut erinevat tüüpi koosolekut:

  • Tulevikku plaanitud koosolek sarnaselt Outlooki koosolekule;
  • Vestlusest käivitatav koosolek;
  • Töörühma koosolek.

Outlooki koosoleku ja töörühma koosoleku plaanimise algus on sarnane. Kõige pealt valid Teamsi kalendris välja kuupäeva/kellaaja, mil tahad koosolekut teha. Koosoleku osalejate lisamisel pakub Teams veel välja ka teised ajad, mis lisatud koosolekul osalejatele võiksid sobida. 

Alusta uut koosolekut Teams kalendrist

Kui nüüd valid „Saada“, siis saavad koosolekul osalejad sisuliselt samasugusega koosoleku kutse nagu nad on harjunud saama Outlookist.

Hoopis huvitavama koosoleku saab teha lisades koosolekule kanali. Kanal on Teams töörühma sees olev kindlat teemat koondav alamjaotus, millel on oma liikmed, oma dokumentatsioon, kanali märkmed ja tekstivestlused.

Lisa koosolekule Teams töörühm ja kanal

Sellist koosolekut tehes tasub silmas pidada, et koosolekule kutsutud oleksid kanali töörühma liikmed, sest vastasel juhul ei saa nad koosolekul osaleda. Kanali koosoleku eelis on see, et igale koosolekule ei tehta oma dokumendikataloogi ja märkmete asukohta, vaid taaskasutatakse olemasolevat Teams taristut. Sellise koosoleku märkmed salvestatakse kanali koosoleku märkmetesse ja vestlus on kanali vestlus.

Lisaks on alati võimalus iga tekstivestlus hoobilt muuta koosolekuks. Selleks on vaid vaja vestluse akna paremas ülaservas oleval ikoonil vajutada kas telefoni või kaamera märki.

Alusta koosolekut tekstivestlusest chatist

Sellisel juhul jätkab Teams koosolekul vestluse tööruumi kasutamist ning kõik märkused, koosolekul lisatud dokumendid ja märkmed jäädvustatakse vestluse tööruumi. 

Vaata Teams koosoleku plaanimise õppevideot

 

Blogid