Kasulikud nipid Teamsis

Suvi ja kõige magusam puhkuste aeg on kätte jõudnud! Koroona viiruse levikuga seoses oleme juba saanud palju praktiseerida kodukontoris töötamist, siis mis salata, suvel on soov kontorist eemalduda ja hoopis linnast välja sõita. Olenemata sellest, kas me puhkame või oleme töölainel, kas maal vanaema juures, suvilas või perega minipuhkusel Saaremaal, soovime ühendada meeldivat kasulikuga. Järgnevalt vaatame üle, mis võiksid olla need uuendused ja kasulikud nipid Microsoft Teamsis, mis meile suvel abiks oleks. 

Puhkuseavaldus Teamsis

Microsoft Teamsi kasutades on võimalik kasutada erinevaid lahendusi, liites kas Microsofti enda äpi või kolmanda osapoole rakenduse. Microsofti enda lahenduse, Power Apps abil on võimalik erinevaid töövooge lihtsustada. Primend on  loonud TABLOO siseveebi lisavõimalusena mugava puhkuste planeerimise ja kinnitamise töövoogudega rakenduse, kasutades selleks Microsoft 365 ja PowerApps teenuseid. Seal avaneb eraldi vaade töötajale ja juhile, on näha puhkusejäägid, kes millal puhkab, saab valida puhkuse liigi ning täita puhkuseavalduse Teamsi rakendusest lahkumata kui see on rakendusega seotud. Tabloo puhkuse lahenduse äpist saad lugeda täpsemalt varasemast blogipostitusest.

Out Of Office teate seadistamine

Teamsi akna üleval paremas nurgas, oma profiilipildile klikkides saab valida käskluse Set Status message, kuhu saab sisestada soovitud teavituse, näiteks teavitus puhkusel olemise kohta. Ühtlasi saad seal samas ka teistele teada anda, kes sind puhkuse ajal asendab kasutades selleks @ sümbolit asendaja nime ees. 

Kui keegi soovib sulle sõnumit saata määratud ajavahemikul, kuvatakse talle automaatselt sisestatud teade puhkuse ja asendajate kohta. 

Samas aknas saab Schedule out of office lingile klikates ka otse Outlooki automaatvastused seadistada eesootava puhkuse ajaks nii majasiseste kui väliste kirjadele vastamiseks. Jättes out of office teavitus puhkusele asudes seadistamata, võib kolleeg asjata pahandada, et tema sõnumitele ja kirjadele ei vastata tavapärase kiirusega.

Videokõne tausta vahetamine 

Videokõnesse või -koosolekule minnes saab valida Background settings alt endale taustapildi kas Microsofti poolt etteantud piltidest või lisades enda tehtud pildi. 

Juba kõnes sees olles saab seda teha valides ülevalt paremalt kolme täpikese menüüribalt Apply background effects. Kui oled olnud nutikas ja teinud enda kontori toolist eelnevalt pildi, saad teistele jätta mulje nagu töötaksid oma kontori laua taga kuid tegelikult oled võibolla hoopis oma suvekodus.

Kuluaruande täitmine otse Teamsis

Sarnaselt puhkuse avaldustele on ka kuluaruande äpi lisamine Teamsi otseteena PowerAppsi abil võimalik. Kuluaruande esitamisel elektrooniliselt on mitmeid eeliseid alatest mugavamast sisestamisest kuni kiirema menetlemiseni. Selliselt ei ole vaja enam Excelis kuluaruande vormi täita, seda oma arvutisse salvestada ja e-mailiga vastavatele isikutele saata. Ka kinnitamiste ring on tänu automatiseeritud töövoogudele oluliselt väiksema ajakuluga. Digitaalse kuluaruande kohta saab lugeda põhjalikumalt varasemast blogipostitusest.

Tulevase koosoleku seadistuste vaatamine

Kui koosolekut planeerides, on juba ette teada, et asutakse kohas, kus interneti levi pole kõige parem, on mõistlik kaamera seadetest kinni keerata, et kõne või koosoleku kvaliteet oleks parem kuna just video on võtab kõige rohkem interneti mahtu. Kui koosolek on loodud ja välja saadetud, saab Teamsi kalendris koosolekule klikates valida Edit ning oma eelseadistused määrata.

Valides menüüribalt Meeting Options, saab osalejate kaamera kasutust kas lubada või keelata. Samast aknast on võimalik ka muid seadustusi vajadusel teha.

Mis uut on Teamsi koosolekutel ja kõnedel

Kui keegi helistab sulle Teamsi kaudu puhkuse ajal on võimalik kõne edasi suunata klikkides üleval menüüribal kolmele täpikesele. Valides Consult then transfer avaneb aknen, kus saab valida soovitud inimese kontakti, kellele kõne edasi suunata. Selle akna kaudu on võimalik privaatselt omavahel eelnevalt sõnumeid vahetada ja kõne sisse juhatada. Selliselt toimides on võimalik oma kõned mugavalt edasi suunata ning jätkata ise puhkuse nautimist.

Kõne või koosoleku ajal on võimalik väljendada enda emotsiooni või tõsta kätt, kui soovitakse sõna võtta. Eriti kasulik on seda käetõstmist kasutada kui tegu on suuremat sorti koosolekutega, et koosoleku juht näeks, kes soovib sõna ning siis järgemööda saab selleks viisakalt aega anda. Kui emotsioone saab jagada kõne jooksul ühe klikiga, siis kätt saab tõsta Rise hand ikoonile klikates ja käe langetamiseks peab uuesti samal ikoonil klikkama.

Kolme täpikese menüüst saab valida ka Large gallery vaate, et samal ajal oleks ühel ekraanil kõigi osalejate kaamerapildid. Hetkel on selleks maksimaalseks piirarvuks 49 osalejat, mida on võimalik ühel ekraanil kuvada.

Selle sama kolme täpikese all on olemas ka valik Turn off incoming video, juhul kui oled kehva leviga piirkonnas, et kasutatavat internetimahtu optimeerida ja koosolekul räägitavast maksimaalselt osa saada. See valik on nähtaval nii telefoni kui ka arvuti vaates.

Meeting Chati alla on võimalik teha küsitlusi, valides vestluse aknast alt paremast nurgast kolme täpikese alt valiku …Messaging extensions, kust edasi saab valida Forms äpi ning seal soovitud küsimustik ette valmistada.

Kõigi vastused on nähtaval koondina vestlusaknas.

Koosolekute salvestamise valik on samuti leitav ülevalt menüüribalt kolme täpikese alt. Valides Start recording, salvestatakse kogu vestlus ning salvestamisest teavitatakse ka kõiki osalejaid. Suvel ja puhkuste ajal kui ei ole võimalik koosolekul õigel ajal osaleda, saab hiljem koosoleku salvestust järele vaadata, seda juhul kui salvestamine oli eelnevalt sisse lülitatud. Toimunud koosolekust tekib vestluste alla grupivestlus, kust on leitavad koosolekul jagatud failid, küsitlused ja ka salvestus.

Kui teie koosolekud on näiteks inglise keelsed, on võimalik koosolekust ka kohe memo teksti tekitada kasutades selleks Start Transcript käsklust, mis on samuti leitav ülemiselt menüüribalt kolme täpikese alt. See käsklus muudab teie jutu tekstiks vestlusaknasse kuid kahjuks eesti keelt veel ei tunnista.

Microsoft Teams’i populaarsus kasvab müstilise kiirusega, samas tempos arendab Microsoft oma rakendusi.

Sarnastel teemadel räägime veebiseminaril "10 Teamsi nippi muretumaks suveks".

Blogid