Järjest popim Power Apps. Kuidas ise algust teha? 

Autor: Heikko Kukk Aeg: 11. juuli 2022

Microsoft on alates pilvepõhise paketi loomisest tulnud turule väga põnevate kombinatsioonidega, kuidas kasutada erinevaid rakendusi. Üheks huvitavamaks tööriistaks on niinimetatud Power Platvorm, mis kätkeb endas kolme põhilist rakendust.  

  • Power Apps: „lihtsa koodiga“ rakendused erinevate nutiseadmete ja veebis kasutamise jaoks. Mugav võimalus luua kodukootud rakendusi ettevõttes kasutamiseks. 
  • Power Automate: töövahend äriprotsesside automatiseerimiseks töövoogude näol. Kinnita, lükka tagasi, saada edasi. Kõike seda ja rohkemgi saab teha ühe nupuvajutusega. 
  • Power BI: ärianalüütika, kus saab võluda segased andmemassid tavainimesele arusaadavateks ja analüüsitavateks tabeliteks ja diagrammideks. 

Millega on siiski tegu, kui räägime Power Appsist?  

Põhimõtteliselt sai kõik alguse sellest, et Microsoft soovis pilve liikumisega pakkuda asendust sellistele laia kasutust leidnud rakendustele nagu Infopath ja SharePointi disainer. Mõte oli, et natukene IT-teadlikumad kasutajad teevad hookus-pookust, algandmed asuvad SharePointis, pisut koodis pusimist ja paari päeva või nädalaga ongi sul moodne „Kratt“ olemas, mis teeb sinu eest mõne äriprotsessi lihtsamaks. Puhkusavalduste tegemine, kuluaruanded, arenguvestlused või inventuuri registrid, kõige selle juures võib Power Apps heaks abimeheks olla. 

Mida aeg edasi, seda lihtsamaks Power Appsi käsitsemine on tehtud. Kui jätta koodi tundmine kõrvale, on mõningase süvenemise ja õppimise korral tegemist üpris loogilise lahendusega ja huvi korral saab meisterdamisega kiirelt ise algust teha. Siin muidugi kehtib ka eestlaste vanasõna, et üheksa korda mõõda ja üks kord lõika. Seega tasub pisut enne käiste üles käärimist enda jaoks ärilised vajadused täpsemalt selgeks teha.  

Teen loetelu mõningatest seni kogetud asjadest, mida olen erinevate rakenduste loomise juures ka ise näinud ja mida tasuks arvesse võtta. 

1. Miks me seda üldse teeme? 

Tavaliselt on loodava rakenduse eesmärk lahendada mõni põletav probleem, hoida kokku aega, anda ülevaade või auditeerida andmeid. Siin on kõige lihtsam mõelda protsessidele, mida erinevad rakendused ettevõttes veel ei kata ja mis hõlmavad endas rohket käsitsi tööd. Mitmesugused avaldused, mida iga päev täidame, on kõige parem näide. Avaldus mõnikord kirjutatakse valmis, prinditakse välja, allkirjastatakse, edastatakse veel kolmandale ja neljandale kolleegile. Lõpuks peab veel keegi õnnetu inimene kõik need andmed uuesti süsteemi sisestama ja võib-olla on sellele tööle ka omakorda veel kinnitust vaja. Ühe sõnaga tööd jagub mitmele inimesele ja hulgaks ajaks.  

Samas aitab Power Apps koostada vormi, mis on kõigile kättesaadav, saame vajaduse korral ühte kohta mitu erinevat vormi lisada. Täitmisele järgneb juba töövoog, mis salvestab andmed hiljem kokkuvõtete tegemiseks vajalikku kohta, mis võib olla näiteks SharePoint või muu rakendus. Samas saame selle protsessi sees juba saata automaatselt andmed edasi kinnitamiseks ning lõpuks sisestab loodud automaatika vajalikul kujul kõik selle info kasutatavasse tarkvarasse. Ei mingeid pabereid, ei mingeid sisestamisi, lihtsalt kontrolli ja kinnita.  

2. Tehniline plaanimine ja selle sobitamine ärivajadusega 

Kui saime vajaduse paika ja meil tekkis ootamatu heureka-moment, siis mida nüüd edasi tegema peaks? Põhiline küsimus siin on, kuidas tekivad andmed. Kas neid andmeid sisestab kasutaja? Kas saame osaliselt vormis juba näidata eeltäidetud andmeid? Kus need eeltäidetud andmed asuvad? Ehk vajame ülevaadet andmetest, mida koguma hakkame. Kust saavad nad alguse ja kus nad lõppevad? 

Oluline küsimus on ka see, kus andmeid hoidma hakatakse ja kas neid saab hiljem mõne teise rakenduse puhul edasi kasutada. Power Appsi puhul sobivad alguses kõige paremini SharePointis asuvad registrid. Neid on hea lihtne lugeda, nende baasil saab koostada analüütilisi tabeleid ja neid andmeid saab kasutada ka teistes Power Appsi baasil loodud rakendustes. 

Järgitava protsessi puhul on oluline detailsus. Mis juhtub kui kasutaja täidab vormi? Kes ja kas peab selle kinnitama? Kui see on kinnitatud, kellele tuleb see info edasi saata? Kas see info peab jõudma mõnda personaliprogrammi? Sellised protsessid on hea enda jaoks silmade ette manada ja kasvõi kuhugi tahvlile joonistada.  

Iga sammuga on meil vajalik teada ka kõiki võimalikke tegevusi protsessis endas. Kui avaldus saadeti kinnitamiseks ja see saab pitseri alla, kellele see info edasi liigub? Mis juhtub sellisel juhul, kui avaldus lükatakse tagasi? Kas see tuleb uuesti parandatud kujul esitada jne.  

Protsessidest vähem tähtis ei ole mitmesuguste piirangute või võimaluste silmas pidamine. Kindlasti tasub mõelda läbi, milliseid võimalusi see rakendus võrreldes näiteks paberil asuva vormiga teile juurde andma peaks. Senise pabervormi samal kujul kopeerimine ei pruugi olla alati parim lahendus ning mõistlik on tuua sisse uuendusi protsessi endasse.  

Kümne aasta tagune protsess võib olla küll hea ja tuttav ning mugav, kuid ajas vajadused muutuvad ning ilmselt tasub mõningaid asju ära jätta ja uued asemele võtta. Pole mõtet teha asja üksnes sellepärast, et siiani on seda sellisel kujul tehtud. Seega iga uue asja loomisel on minu soovitus mõelda lennukalt ja suurelt ning kui tervet rehkendust ei mõista teha, siis poole ikkagi saab ja see võib olla juba rohkem kui see, mida varem kasutasime. 

3. Kolleegide kaasamine 

Alati on mõistlik kaasata protsessi inimesi, kes loodavat rakendust ka kõige sagedamini ise kasutama hakkavad. Kõige parem on enne lõplikku kasutuselevõtmist paluda inimestel seda proovida. Väike grupp tulevasi kasutajaid saab teile anda vägagi väärtuslikku tagasisidet. Samas ei tasu ära kohkuda tagasisidest, mis on antud ka juba reaalselt kasutuses oleva rakenduse töösse võtmise ajal. Tänaste võimaluste juures võime öelda, et ükski rakendus ei pruugi kunagi päris lõpuni valmis saada ja uute funktsioonide või parema kasutajakogemuse võimaldamine ongi pidev protsess. 

Kindlasti tasub arvesse võtta, et tihtipeale töötab ettevõttes vägagi erineva arvutikasutusoskusega inimesi ja seetõttu peab loodav lahendus olema eelkõige juba oma olemuselt hõlpsasti mõistetav. Selge sõnumi andmine, kust kasutaja abi saab, on teine ääretult oluline osa edukast rakenduse kasutuselevõtmisest.  

Power Appsi juures on hea see, et sisuliselt on see kõigile litsentsitud kasutajatele kättesaadav ja oma õpiteekonda saab kohe alustada kasvõi Microsofti etteantud rakendusemalle uurides. Samas kätkeb see litsentsi vajadus ka seda, et kõigil kasutajatel, kelle jaoks rakenduse loome peab olema ka Microsofti litsents. Ilma litsentsita kasutajatele pakutakse võimalust kasutada prooviversiooni Power Appsist.  

Kokkuvõttes soovin julget pealehakkamist!