Kui personalijuht ja tehniline võimekus pistavad rinda sisekommunikatsiooniga - TABLOO siseveebi näitel

Primendi järjekordsel veebiseminaril võtame luubi alla paljude jaoks põletavad teemad nagu sisekommunikatsioon, töötajate juhendamine ja onboarding. Tutvustame SharePointi platvormil loodud TABLOO valmislahendusi. 

Chalice kord laulis: "mu inimesed, minu rahvas, mu seltskond". Just see "minu inimesed" toob teinekord ettevõtte personalijuhile külma higi seljale, sest lahendamist vajavad teemasid on tihti palju. 

Seega otsustasime teiega jagada oma kogemusi ja milliseid imetabaseid nippe Primend ise kasutab eelpool nimetatud väljakutsetega toimetulemisel. Tule kuula ning räägi sekka!

Uuri lähemalt TABLOO siseveebi lahenduse kohta.

Lilian Nõlvak - Primend | personalijuht

Minu teekond personalivaldkonda kestis üle 10 aasta. Kogu selle aja jooksul, mil olen tegelenud valdavalt kommunikatsiooni ja turundusega suurte ja mainekate brändide juures, on mind alati inimeste, muudatuste juhtimise, töötajakogemuse teemade poole tõmmanud. Nii olen kommunikatsioonipartnerina aidanud inimesteni viia nii ühinemisi kui ka re-brändimisi Telias kui ka loonud koos 1000 Baltika Grupi töötajaga ühised väärtused.

Ligi 2 aastat tagasi muutsin aga päriselt oma suunda. Minu silmad panevad särama sellised märksõnad nagu (digitaalse) töötajakogemuse arendamine, nutikad ja õhukesed personaliprotsessid, kaasav organisatsioonikultuur. Mul on hea meel, et Primendis olles saan tehnoloogilise nutikuse osas alati abi oma kolleegidelt. Koos loome Eesti ühte kõige ägedamat IT-ettevõtet ja kogukonda, kus töötamine on samal ajal nii väljakutsuvalt äge kui ka põnevalt fun.

Heikko Kukk - Primend | arendusüksuse juht
Infotehnoloogia ja kommunikatsioon on alati olnud mulle südamelähedasteks teemadeks. IT, ägedad lahendused kommunikatsiooni korraldamiseks, protsesside automatiseerimine ja ettevõttes muudatuste juhtimine toovad alati sära silmadesse ja vähemal või rohkemal määral minu leivanumber viimased neli aastat. Sellele kõigele lisab vürtsi varasem kogemus kommunikatsiooni valdkonnas. Hetkel aitan ettevõtetel ehitada Microsofti lahenduste abil siseveebe ja dokumendihalduse keskkondasid ning äriprotsesside automatiseerimises olen kõva käsi.

Joel Põldaru - Primend | SharePoint spetsialist
IT juurde jõudsin umbes 7 aastat tagasi. Viimased 6 aastat olen olnud Primendis, kus alustasin tehnilise toe spetsialistina. Nüüd töötan arendusosakonnas kus alustasin Sharepointi spetsialistina. Kuna aga viimased aastad olen tegelenud Primendi klientidele äriprotsesside lihtsustamiseks lahenduste loomisega siis pean ennast pigem äriprotsesside arhitektiks. Minu ülesanne on lahendada kliendi mured kasutades selleks kõiki erinevaid Microsofti tooteid, alates Sharepointist kuni automatiseerimiste ja telefoni rakendusteni välja.

Küsimused-vastused

Kui mul on näiteks oma rakendus olemas puhkuste jaoks ja ei soovi eraldi Microsofti appi arendada, kuidas oleks kõige lihtsam oma rakendust Sharepointiga ühildada?  

Kõige olulisem küsimus tavaliselt on see, et millist informatsiooni me soovime SharePointi tuua või sealt omakorda rakendusse sisse tuua. Olenevalt rakendusest endast, on suuremal osa neist olemas ühendused (API) mille abil saab infot ühes või teises suunas liigutada. Tavaliselt tuleb selle API puhul korra vaadata, et millist informatsiooni rakenduse tootja lubab välja võtta ja mujal kasutada. Ehk arendaja jaoks kaks peamist küsimust, mida me soovime infost kuvada ja edastada ning mis rakendusega on tegemist, sealt edasi saab juba liikuda lahenduse leidmise poole. 

Kas TABLOO on eesti keeles ka saadaval? 

Jah, nii SharePoint lahendustele, kui ka sellistele äpp-idele on võimalik luua erinevates keeltes versioone. 

Kas puhkuse saabumise kohta saab meeldetuletuse saata ka personalispetsialistile?  

See on võimalik ära määrata töövoogude juures, millises etapis ja kellele see info ning millisel kujul tuleb edasi saata. Ehk tehniliselt on vaja teada e-posti aadressi. Lisaks saab ka näiteks saata teavitusi alates SMS-idest kuni Teamsi kanalis olevate teavitusteni 

Kui puhkus läheb otse palgaprogrammi, kuidas toimub seaduse nõuete nt 14 kalendripäeva jälgimine? 

Meil endal on juhte teavitatud sellistest võimalikest murekohtadest ja tehtud sisemised kokkulepped, kuidas sellises olukorras käituda. Lahendust saab ka seadistada, et töötaja saab teatud ajavahemikuga määrata endale puhkuse. 

Kuidas Sharepointis külastusstatistikat näha? Et milliseid blokke või teemasid on kõige enam külastatud? 

Microsoft ise avaldab informatsiooni teatud ajaperioodi kohta kuni 30, 90 päeva ja nädal ning unikaalsed ja korduvad külastused, populaarsemad kellaajad jne, samamoodi erinevate uudiste ja infolehtede külastatavus tuuakse välja 

Kui inimene soovib leida puhkuse avalduse, siis kas see lihtsalt otsingu kaudu ei tuleks välja, kirjutades nt otsingusse "puhkus" või "puhkuse avaldus"? 

See on üks osa sellest, mida saab kasutada, kuid kuna andmestik tihti on ettevõtete puhul üpris suur, mida SharePointis hoitakse, siis sarnaseid tulemusi tuleb palju välja ja see tähendab, et otsingu tulemusi tuleb ka täiendavalt filtreerida 

Arenguvestluste äppi tahaks küll näha:)  

See ja paar täiendavat äpp-i tulevad meie järgmisel webinaril, kuid meiega on võimalus ühendust võtta ja saame ka leppida kokku kohtumise, kus vaatame selle üheskoos üle ning tuvustame senist demo versiooni. 

Kas sharepointi avalehte saab kujundada ka vastavalt rollile? Näiteks töötaja, juhi või HR rollis inimestel on ilmselt erinevad fookused oma töös, mida oleks hea ka siseveebi kaudu välja tuua.  

Hetkel veel mitte täies mahus, et ta reageeriks sinu rollile, on võimalik suunata järgmisel tasandil rollipõhistele lehtedele. Linke saab teha nähtavaks konkreetsetele gruppidele ja samamoodi jagatakse ligipääsu õigused sellele lehele. Kuid kahjuks küsitud stsenaarium hetkel esilehe puhul nii ei toimi 

Tegemist on paindliku ja võimeka tööriistaga nii andmete kogumisel kui nende töötlemisel. Kuidas on siin tagatud IKÜM (GDPR) nõuete vastavus? 

Microsoft on töötanud GDPRiga oma süsteemide kooskõlla viimisega aastaid ja juba enne selle ametlikku kinnitamist valitsuste poolt. Sellest on kasvanud välja ka Microsofti toodede administreerimise keskuses olev GDPR keskus, kus läbi erinevate küsimuste ja soovituste saab kasutatavat keskkonda GDPR-iga vastavusse viia.  

 Tabloo siseveeb intranet

Tagasi