Kaugtöö on paljuski harjumuseasi andes rohkelt vabadusi, kuid samas võib ka päevakorda tõstatada hoopis uutmoodi probleeme. Ootamatult võid ennast avastada pahalase rollist, sest kogu vestlus töökaaslaste ja partneritega käib ainult ekraanivahendusel.

Seminaril arutleb Heikko Kukk kaugtöö pahupoole üle, kus kokkusaamine on keelatud ja teise poole emotsioone on distantsilt võimatu lugeda. 
Heikko annab nõu, kuidas tänases olukorras olla superkangelane ja  kasutada maksimaalselt ära Microsoft Teams’i funktsionaalsust, et tagada sujuv ning viperusteta töö laua tagant tõusmata ja selgeltnägijavõimeid omamata. 

Lisaks sellele näitame ka kuidas kokku panna Teams Live Event ning jagame nippe kuidas üritusest saab maksimumi võtta.

Küsimused ja vastused:

  • Tere hommikut! Teams võimaldab mul valida video kvaliteeti. Maksimaalne paistab olevat 720p-1.7Mbps. Kas see tuleb sellest, et Teie edastate sellise resolutsiooniga või see on maksimaalne, mida Temas võimaldab?
  • Microsoft ise on oma juhendites toonud välja märkuse, et 720p on live ülekande ajal maksmaalne kvaliteet.
  • Tiimi ja kanali erinevused?
  • Tiim ongi mõeldud konkreetse eesmärgiga meeskonna toaks, olgu see projektipõhine või osakonnale suunatud, kanal on seal juba suunatud konkreetsele teemale selle meeskonna töös.
  • Kui on aastas u 40 erinevat projekti, kus osalemvad nt meeskonnast erinevad inimesed. Kas oleks mõistlik teha 40 eraldi tiimi. Või teha nt kanal Projektid ja sinna alla 40 kanalit? 
  • Siin üldiselt soovitatakse hoida projektid kõik eraldi tiimides vähemalt Microsofti poolelt, eriti kui iga projekt nõuab väliste osalejate ligipääsu. Kui nende projektide hulgas on väiksemaid projekte, kus on vaja pigem sisemiselt koordineerida tööd, siis võib teha ühe tiimi nimega "väiksed projektid" ettevõtte enda defineerida, mis on väike ja mis mitte ning need juba lisada kanalitesse.
  • Milline on sinu soovitus koolidele Team'ide loomisel? Praegune praktika Päevik = Team
  • Ma leidsin siin ühe hea video Youtubest, kuidas 21. kool räägib enda kogemustest https://www.youtube.com/watch?v=ezop9t4qW10
  • Kui loon koolis uue tiimi templatega "class" siis miks ainult general kanalis on olemas klassi märkmik, hindamine ning ülessannete jagamine. Kui loon uue kanali siis sinna neid ei tule. Plaanis oli luua näiteks klassi 5A tiim, mille all on erinevate öppeainete kanalid kus toimuks klassimärkmiku, koduste tööde ning hindamine tagides (teams on A1 lisensiga)
  • Hetkel on pisut raske öelda, mis võib olla mure, ma kipun arvama, et hetkel on see template lahendus pisut veel poolik ja seda arendatakse edasi, et funktsionaalsuseid juurde lisada. Üks võimalus on kasutada ka Powershell skripti uute kanalite loomisel, kui see on miski mida proovida soovid. 
  • Kas postitusi General ja ka muudes kanalites anna "Pin'nida"? Ja esile tõsta?
  • Hetkel kahjuks ei ole võimalik veel sõnumeid "pin"-ida, seda saab teha vestluste puhul ja olulisemate kanalite puhul, kuid sõnumite esile toomisega on võimalikud variandid, et teha announcment ja panna sellele juurde ka "important" märgis. Pin on läbi käinud Microsofti user voice'st kust hääletatakse kasutajate poolt uusi lahendusi, mida Microsoft võiks arendada, aga  hetkel ei ole see prioriteet vist.
  • Kuidas on lood ettevõtteväliste inimeste kutsumisega - kas ma saan teha ühe tiimi, mille all on erinevad kanalid, milledest osad on ettevõttesiseseks kasutamiseks ja osad sellised, kus on osalised ka nt. kliendid või partnerid väljaspoolt ettevõtet
  • Sisuliselt on see võimalik, saab kasutada private kanali funktsionaalsust ehk näiteks sisemine informatsioon, mis peab partnerite eest olema peidus on private kanalis ja kõik muu on avalik info kõigile osalejatele - private kanali andmeid hoitakse ka eraldi SharePoint tiimilehel, seega pole otseseselt ohtu, et teised kasutajad dokumentidele ligi pääseks.
  • Kuidas saab teha kanali privaatseks - piiratud osavõtjateringiga kanaliks?
  • Võttes lisa uus kanal, siis peaks tulema sulle valikus standartne ja privaatne - privaatse puhul sa saad määrata ära inimesed või grupid, kes sinna kuuluvad
  • Igal Teamsil ja Channelil on oma failide alalõik ja sinna pandud failid asuvad tegelikult Sharepointis. On vist nii?
    Kas on kuidagi võimalik määrata ka  et kus need failid SP-s täpselt asuvad? Ehk kui töötajaid kasutavad sagedasti ka ainult SP-d ning soovivad sealtkaudu jõuda Teamsis asuvate failideni,  siis kas see on võimalik?

    Ehk näiteks panen Teams nimega MÜÜK failid kõik SP-s ka just mingisse müügifolderisse"
  • Iga Tiim loob oma SharePoint lehe - seal kanalitesse lisatud failid salvestuvad eraldi kaustadesse selle lehe all. Ainult Privaatse kanali puhul luuakse eraldi privaatne lehekülg ka. Saab linkida kanaleid ka olemasoleva SharePointiga - add cloud storage ja vali sealt SharePoint, siis tuleb sulle valik erinevatest lehtedest, kus saad juba konkreetsema kaustani minna. NB ta väga sügavale ei lase struktuuris automaatselt minna. Lisaks failid tuleb siis salvestada sinna failide alla tekitatud SharePoint kausta. Teine võimalus on ka see, et sul on näiteks linkida konkreetne kaust SharePointist kasutades veebiaadressi ja sealt saavad kasutajad otse SharePointi faile avada Teamsis ja muuta neid. Võid visata pilgu peale sellele seminarile: Webinar: SharePoint & Teams - Better together, kus me Joeliga rääkisime pisut, kuidas Teamsi ja SharePointi ühildada.
     
  • Kas kanaleid on võimalik tiimide vahel liigutada? Ikka juhtub, et infot on vaja ümber struktureerida, failide liigutamine pole keeruline, kuid arutelud- kuidas nendega?
  • Microsofti poolelt on see hetkel arenduses ideena, aga pole täpsemat infot hetkel anda. Uue informatsooni jagamises võiks olla kõige lähemal sellele cross-post korraga erinevatesse kanalitesse, mida ma ka näitasin. Olen kuulnud kõlakaid, et see on võimalik kolmanda osapoole lahendustes, aga pole ise testinud, seega pead siin anda ei tahaks.
  • Kas on teada, millal võiks muutuda see, et iga kanali notificationid tuleb kõigil manuaalselt sisse lülitada?
  • Keskse haldamise kohta hetkel infot väga ei ole, see teema on Microsofti kasutajate poolt tõstatatud, aga hetkel paistab, et märguanded jäävad ikka eelkõige kasutajate poolt seadistamiseks
  • Kas tiime on võimalik arhiveerida? (nt juhul kui teha projektipõhised tiimid ja projekt lõppeb, kuid sooviks tiimi ajaloo veel alles jätta)
  • Ma paneks siia ühe lingi Archive or delete a team in Microsoft Teams - lisaks kui tahta täiendavat turvalisust, et Office 365 andmed oleksid ka varundatud, siis Primend pakub Veeam pilveteenuste varundamist, kus säilitatakse ka Teamsi andmeid.
  • Tere! Kui olen loonud tiimi alla kanali, mille vahendusel soovin läbi viia ettevõttesiseseid veebinare. Kas saan selle kanali alt otse teha live? Kui alustan live ja kanali liikmed on kõik ettevõtte töötajad, kas nad saavad algava veebinari kohta teavituse? Kui paljud inimesed saavad korraga veebinariga liituda? Oletame, et liituda soovib üle 200 inimese. 
  • Teams live ehitus on pisut erinev. Tiimi alt seda hetkel teha ei saa, sealt on tavaliselt koosolekud. Live puhul on koosoleku liikmed üksnes need inimesed, kes peavad midagi esitlema või jälgivad küsimus ja tegelevad nendele vastamisega. Ülejäänud liikmete jaoks saab võtta live koosoleku kutsest "get attendee link" ja selle edastada teistele osalejatele tavalises kalendrikutses oleva lingina. Piirangud - osalejate arv 10000, kestvus kuni 4 tundi ja korraga saab ettevõtte Office 365 keskkonnas teha 15 samal ajal toimuvat LIVE üritust. 
  • Kuidas külalist kutsuda vestlusesse? Kui teamil on näiteks 200 liiget ja calendris saadan kutse kellelegi konkreetsele inimesele (kes ei ole liige), siis läheb kutse kõigile liikmetele?
  • Mulle pisut jääb arusaamatuks, millist kohta sa täpsemalt mõtled, aga toon välja erinevad võimalused:
    Esiteks lihtsalt koosolek - tee outlookis või teamsis kalendrikutse ehk new meeting ja saada see talle meilile.
    Gruppi kutsumiseks on vaja lihtsalt grupi omanikul saata kutse sellele inimesele, eeldusel, et väliste kasutajate lisamine on lubatud ja siis ta näeb grupis toimuvat.
    Üldiselt saab ka inimestega suhelda 1:1 vestluses, hiljem kui olete Teams meetingu maha pidanud. Kui soovid kedagi lisada, kellel on Skype siis siin on pisut informatsiooni Teams and Skype interoperability
  • Mis juhtub siis SP-s asuvate Teamsi dokumentidega, kui Team kustutada?
  • Teamsi kustutamisega kustutatakse kõik seotud lehed ja andmed, mis seal on talletatud. Siin on ka tegelikutl arhiveerimise võimalus ja andmed jäävad nähtavaks tiimi omanikule. Paljuski saab tiimi säilivust seadistada Office 365 poolelt - mitte aktiivsete tiimide automaatne kustutamine, 30 võimalust kustutatud tiimi taastada jne. Infot on pisut rohkem siin Archive or delete a team in Microsoft Teams
  • Kuidas on korrektne viis lisada väliseid kasutajaid? Saime teada, et ettevõtteväliseid isikuid on võimalik lisada Teamsi. Proovisin oma keskkonnas Add members alt lisada välist MS kontot, kuid seal väidab, et ei leia vasteid ja lisada ei saa.
  • Kui sulle tuleb vastuseks "We didn't find any matches" siis suure tõenäosusega on väliste kasutajate lisamine Office 365 poolelt teie ettevõttes kinni keeratud. Siin on tehnilisem informatsioon kõige kohta, mis on seotud välise kasutajaga Guest access in Microsoft Teams
  • Kanalitüüpi kopeerides Template`ist - kas siis on võimalik kaasata ka Planner oma seadistusega? Tundub, et kopeeritud planner samas Tiimis kopeerituna tähendab, et ta jagatakse erinevate kanalite vahel, mitte et loodaks uus Plaan
  • Tab-id tuleb valdavalt sisuga uuesti seadistada, ta toob hetkel üle funktsionaalsuse. Planneri puhul ongi see, et plaani originaal asub ikkagi eraldi rakenduses, uuesti seadistamise puhul sa saad taas valida, et kas lood uue konkreetse kanali jaoks planneri või kasutad eelmises grupis olnud Plannerit. NB! kindlasti tuleb see üle kontrollda õiguste osas, võimalik et uue templatest tehtud grupi liikmed ei pruugi kõik vana Plannerit näha, ja siis tuleks see Plannerist välja jagada. Õiguste haldamine on kahjuks veel selline murekoht kohati, mis nõuab käsitööd. 
  • Ilmselt see live event nyyd söltub office 365 lisentsist? Minul kyll sellist vöimalust ei ole
  • See vajab Enterprise litsentse, E1, E3, E5 - peaks piisama kui ühele kasutajale natuke kõvema litsentsi võtad ja tema saab vajadusel korraldada.
  • Kui planeerin videokoosolekut, kas kutse  saata calender alt pigem new meeting või live alt?
  • Soovitan pigem saata kalenrdi alt new meeting, live on rohkem mõeldud mingi esitluse tegemiseks, kus on sul aktiivne vaatajaskond. Kui tegemist on tavalise koosolekuga, siis kasuta new meeting võimalust.  

Siia lingile tuleb kokku, kogu Teamsi puudutav materjal meie kodulehelt: Primend Teams materjalid

Microsoft: Organizing Teams and Channels

 


 

Tagasi